Antara Harapan, Ikhtiar dan Kesempatan

September 25, 2017


Hari ini adalah H-1 keberangkatan saya menuju Jepang untuk melanjutkan studi S-2 di Tohoku University Sendai, Miyagi Prefecture. Alhamdulillah pada bulan Februari 2017 lalu, saya dinyatakan lulus seleksi, untuk kemudian diterima menjadi mahasiswa Master’s Program International Environmental Leadership Program (IELP), sekaligus mendapatkan Beasiswa dari MEXT (Minister of Education, Culture, Sports, Science and Technology) pemerintah Jepang. Program IELP merupakan salah satu program international khusus yang diselenggarakan oleh Graduate School of Environmental Studies (GSES) Tohoku University. Progran ini merupakan program paket Master-Doctoral yang ditempuh selama 5 tahun* (jika kita masuk sebagai Master student). Untuk fall intake bulan oktober tahun 2017 ini, enam orang telah beruntung dan berkesempatan mendapatkan beasiswa MEXT, dan salah satunya adalah saya. Saya bersama dua mahasiswa Indonesia yang lain, satu mahasiswa dari Bangladesh, satu dari Vietnam dan satu mahasiswa dari Rusia mendapatkan kesempatan beasiswa Master dan Doctoral. Ya, jumlah mahasiswa Indonesia yang diterima dari jalur beasiswa MEXT memang lebih banyak di bandingkan yang lain. Mungkin kawan-kawan bisa mempertimbangkan hal tersebut untuk dapat melanjutkan studi di Jepang. Note!

Gathering bersama kawan-kawan penerima beasiswa MEXT

Proses seleksi yang saya jalani beberapa bulan yang lalu, bisa dikatakan cukup singkat. Hanya sekitar 4 bulan total, yakni dari tanggal 3 Oktober hingga 3 Februari 2017 (terhitung sejak pembukaan pertama hingga pengumuman akhir). Tahapan pertama yang harus saya penuhi saat itu adalah ‘mencari’ consent profesor yang harus berafiliasi pada Program IELP. Kita harus menghubungi ‘prospective’ supervisor via email. Jika tak mendapatkan satupun consent dari Supervisor/Profesor, kita tidak bisa melanjutkan proses pendaftaran selanjutnya. Tahapan ini hampir sama halnya dengan tahapan untuk mendaftar program kuliah (khususnya Graduate program) di universitas-universitas lain di luar negeri, yang mengharuskan kita sebelumnya menyiapkan Research Proposal, Curriculum Vitae dan Motivation Letter untuk dapat dilampirkan bersama pengantar email yang berisi pernyataan minat untuk melanjutkan studi lanjut di bawah bimbingan beliau. Pada tahap ini, kepo adalah sangat penting gais. Kita harus dapat mencari info selengkap mungkin tentang riset calon profesor kita. Pilihannya ada dua, kita dapat menyesuaikan diri untuk menyusun Research Proposal yang sangat relevan dengan apa yang sedang beliau kerjakan saat ini, atau sebaliknya, kita yang memilih, memilih profesor yang bidangnya sesuai dengan minat kita. Pada tahap ini bisa dibilang gampang-gampang susah, karena kita tak pernah bisa memastikan apakah email yang kita kirim segera dibalas oleh profesor, atau topik riset kita tak cukup diminati oleh profesor atau mahasiswa bimbingan beliau sudah terisi penuh, atau bahkan email kita ternyata tidak terbaca oleh profesor karena dalam sehari mungkin beliau mendapatkan ribuan email. Banyak hal yang bisa terjadi. Namun begitulah proses. Butuh kesabaran, usaha, dan doa agar kita bisa berdamai dengannya. Seperti halnya saat saya mengalaminya. Butuh waktu sekitar seminggu untuk mendapatkan balasan dari profesor. Itu karena beliau selama beberapa minggu terakhir berada di Myanmar. Singkat cerita beliau kemudian menerima saya untuk dapat melanjutkan proses pendaftaran selanjutnya.

Namun alhamdulillah, saat itu saya mungkin lebih beruntung dari kawan-kawan. Menurut curhatan mereka yang banyak beredar di mbah google, sebagian dari mereka bahkan tak mendapatkan satupun balasan dari belasan email yang telah dikirim. Ataupun menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan balasan dari profesor, itu pun belum tentu beliau menerima. Yang saya alami tak se-ekstrem itu, kawan. Saya mengirim email ke-3 profesor, dan hanya satu yang tak membalas karena memang beliau memang satu laboratorium dengan profesor yang menerima saya. Sedangkan satu lainnya secara normatif menyampaikan bahwa saya harus ikuti prosedur pendaftaran yang ada di Website. Hingga akhirnya, pada tahap ini saya telah berhasil mendapatkan consent dari salah satu profesor (yang baru membalas setelah beliau pulang dari myanmar), profesor dari Hydro and Environmental Laboratory, Tohoku University, yang saat ini resmi menjadi Supervisor saya hingga beberapa tahun ke depan.

Tahapan kedua, saya harus mengisi form online pre-application untuk mendaftarkan nama kita dan mengisi beberapa informasi dasar termasuk nama prospective supervisor yang telah memberikan consent. Pada tahap ini hanya butuh waktu sekitar 7 menitan untuk mengisi form tersebut. Simpel. Bahkan lebih lama dan rumit membuat caption foto Instagram (bercanda).

Hingga sampai pada tahapan ketiga, tahapan seleksi administrasi. Seperti halnya pada program graduate lainnya, secara umum persyaratan berupa isian form, ijazah/transkrip, dan sertifikat bahasa inggris. Persyaratan dokumen yang saat itu harus dipenuhi antara lain meliputi:

  1. Formulir Aplikasi (format disediakan)
  2. Surat Rekomendasi (format disediakan)
  3. Transkrip Akademik (translation)
  4. Ijazah (translation)
  5. Sertifikat Bahasa Inggris (TOEFL, IELTS)
  6. Fotokopi Passport
  7. Proof of Citizenship (Akta, Kartu Penduduk) (translation)
  8. Abstrak Skripsi atau Tesis
  9. Lain-lain (GRE Score, Naskah Full Skripsi atau Tesis)

Dalam mengirim persyaratan di atas, pastikan kita telah menyiapkan dokumen dalam bentuk translation bahasa inggris jauh-jauh hari sebelum kita berencana mendaftar, seperti ijazah, transkrip (di beberapa universitas sudah tersedia bilingual), dan akta. Selain itu yang perlu disiapkan jauh-jauh hari sebelumnya adalah kesiapan kita dalam hal sertifikat bahasa asing (inggris) dengan skor yang baik dan dapat digunakan untuk mendaftar kuliah di luar negeri. Pada umumnya, yang lebih banyak digunakan saat ini adalah IELTS dan TOEFL IBT, sedangkan TOEFL ITP/PBT sudah sangat jarang digunakan untuk syarat oleh banyak universitas-universitas luar negeri. Untuk nilai minimal, kawan-kawan pasti lebih tahu, karena info beasiswa dan kuliah luar negeri sudah banyak beredar di lini maya manapun, seantero jagad dunia maya ini. Tapi, berbeda pada kondisi umumnya, program IELP Tohoku University masih dapat menerima sertifikat TOEFL ITP lho, bahkan dengan standar minimal yang tak ditentukan. Kondisi ini mungkin hanya terjadi 10 banding 1, karena jarang banget program international yang sangat fleksibel dalam hal persyaratan bahasa inggris. Ini pula yang membuat saya sedari awal cukup percaya diri untuk mendaftar di program ini, disamping memang saya sangat tertarik dengan riset Supervisor saat itu. Dengan kondisi dimana saya belum memiliki sertifikat IELTS dan TOEFL IBT, saya meyakinkan diri untuk mengikuti proses pendaftaran.

Hal lain yang tak kalah penting adalah kita harus pastikan bahwa dokumen kita sampai tepat waktu ketika kita harus mengirim dokumen melalui pos (mail) ke luar negeri, khususnya Jepang. Berdasarkan pengalaman setelah beberapa kali mengirim dokumen, butuh waktu sekitar minimal 4 hari dokumen kita sampai di sana. Dari beberapa jasa pengiriman yang ada, saya selalu memilih EMS yang telah bekerjasama dengan PT. Pos Indonesia. Selain karena lebih murah dibandingkan DHL atau yang lain, EMS telah memiliki sistem tracking yang terintegrasi dengan jasa pos domestik di banyak negara termasuk Jepang. Selain itu pula, dari office juga menyarankan saya untuk mengirim via EMS. Namun walaupun kita tahu 4-7 hari dokumen kita bisa sampai, pastikan kita mengirimnya jauh lebih awal. Satu sampai dua minggu sebelum deadline saya rasa cukup aman untuk mengirim dokumen ke Jepang, jika tidak ada kendala teknis tertentu lho ya.

Tahap keempat yang saya lalui adalah tes presentasi dan wawancara via skype. Sebelumnya, saya diminta profesor untuk menyiapkan essay tentang isu lingkungan dan slide presentasi tentang biodata saya dan proposal riset, masing-masing dalam bentuk Word dan Power point yang harus dikirim seminggu sebelum wawancara dan presentasi. Dari sekian tahapan seleksi, inilah tahapan terakhir yang paling menentukan. Sekitar dua minggu saya siapkan materi dan segera mengirimkannya seminggu sebelum wawancara. Saya ingat betul ketika itu saya masih dalam ikatan kontrak kerja di salah satu konsultan di Bandung, dan saya harus melakukan wawancara tersebut di kantor pagi hari pukul 08.00, tepat waktu jam masuk kantor. Dengan demikian saya harus mencari tempat yang kiranya tak cukup terganggu oleh aktivitas karyawan yang baru datang (karena ga mungkin kan pas kita skype-an terus ada temen yang nanyain atau nyapa -_-). Akhirnya saya mendapatkan tempat di lantai rooftop (lantai 4) kantor, di suatu ruangan kecil yang kiri kanannya cukup lapang, yang mungkin lebih cocok untuk landasan helipad. Ditengah-tengah padatnya jam kerja dan project, saya siapkan segala materi dan mental dalam segala keterbatasan. Mungkin memang karena manajemen waktu yang memang belum baik, saya merasa persiapan kala itu sangat mepet. Bahkan rencana untuk latihan wawancara skype bersama kawan saya akhirnya berujung pada wacana. Alhasil saya benar-benar panik dan ndredeg beberapa hari menjelang Hari-H, khususnya beberapa jam menjelang wawancara dan presentasi via skype.

Hari wawancara pun tiba, dengan koneksi wifi terbatas kantor yang putus nyambung, saya pun tetap mencoba tenang dan berharap tidak ada gangguan koneksi terjadi. Disamping laptop telah saya siapkan HP yang suatu saat bisa saya gunakan tethering, jika wifi terputus. Dibalik persiapan-persiapan teknis itu saya tetap mencoba tenang dan nothing to lose atas apa yang akan terjadi selama sekitar 45 menit ke depan. Dan, akhirnya pukul 08.00 tepat dering skype yang khas pun berbunyi.

Dari layar video skype saya melihat ada 4 interviewer yang semua pastinya adalah dosen. Salah satu adalah supervisor saya, dan tiga lainnya dosen yang nampaknya jauh lebih senior dari beliau. Alhamdulillah saat itu tak ada masalah dengan audio, sedangkan kualitas video nampaknya tetap harus disyukuri walaupun terlihat pecah-pecah layaknya video dengan resolusi di bawah 144 px. Perkenalan dan presentasi dimulai. Presentasi sekitar 15 menitan dan sisanya 25 untuk sesi tanya jawab dan wawancara. Total 40 menitan saya duduk di depan laptop dengan headset di kuping yang sesekali suaranya terdengar tak cukup jelas dengan aksen inggris-jepang yang tak cukup familiar. “Pardon me?” Sesekali saya ucapkan. Pertanyaan-pertanyaan dari sensei yang logat jepangnya masih kental tak cukup bisa saya pahami. Hingga akhirnya pertanyaan tersebut dijelaskan kembali oleh supervisor saya yang bahasa inggrisnya tampak sangat baik. Sebenarnya presentasi dan wawancara saat itu tidak terlalu berat (apalagi bagi kalian yang sudah nerocos kalau ngomong bahasa inggris). Pada sesi presentasi, saya hanya menjelaskan dari layar powerpoint yang ditampilkan pada layar skype. Pada sesi wawancara, masing-masing profesor hanya mengajukan satu pertanyaan dan satu jawaban singkat dari saya, tak ada pertanyaan beruntun yang sifatnya ‘membunuh’ atau ‘menjebak’. Nampaknya saat itu memang saya hanya butuh tenang dan mencermati apa yang ditanyakan oleh para profesor. Dan akhirnya 45 menit pun berakhir. Presentasi dan tanya jawab telah saya lalui, giliran supervisor saya menutupnya dengan apresiasi “good”. Beliau juga menyampaikan dokumen-dokumen seleksi telah beliau terima dan saya dimint untuk menunggu pengumuman selanjutnya. Saya sangat lega. Pasti. Lebih karena sebelumnya saya merasa tidak cukup siap untuk menghadapi tahap wawancara tersebut, namun alhamdulillah saya mengakhirinya dengan tanpa halangan berarti dan jawaban-jawaban yang menurut saya ‘cukup’ (ngga baik-baik banget tapi ya nggak buruk-buruk amat sih). Dan kendala-kendala teknis yang saya takutkan tidak terjadi. Syukur Alhamdulillah.

Dari beberapa pengalaman tahapan seleksi tersebut, hal utama yang perlu diperhatikan adalah waktu. Saya sarankan jangan terlalu menganggap remeh waktu (sebenarnya lebih buat saya sendiri, haha), atau dalam hal ini deadline. Bisa jadi upaya kerasmu les bahasa inggris berbulan-bulan, atau berkali-kali mengikuti tes TOEFL atau IELTS (yang harganya semakin ke sini semakin mahal) harus pupus karena telat ngirim berkas atau tidak siap dengan persiapan-persiapan materi menjelang tes oral/wawancara/ presentasi baik via skype ataupun secara langsung. Tak kalah penting pula persiapan2 teknis seperti audio headset(earphone), koneksi internet dan kenyamanan tempat dimana kita menjalani  wawancara skype. Intinya perencanaan dan skala prioritas itu amat penting. Kita harus bisa membagi kapan kita harus melaksanakan tanggung jawab kita (kerja misalnya) dan kapan kita memenuhi tanggungan atau tatget diluar itu. Kita harus bisa bertekat dan mengupayakan dengan segenap hati dan kemampuan.

Akhirnya segala perjuangan dan doa saat itu terjawab tanggal 3 Februari 2017. Setelah beberapa kali membuka website dan tak kunjung ada pengumuman, akhirnya saat sore hari seusai sholat ashar, saat saya tengah berada di kantor BBWS Citarum saat menunggu PPK untuk asistensi project FS Waduk Cibeet, saya membuka website dan mendapati nomor pendaftaran saya tercantum pada daftar mahasiswa yang lolos seleksi program master. Tak hanya itu, nomor pendaftaran saya juga tercantum pada daftar penerima beasiswa MEXT bersama 5 nomor lainnya. Alhamdulillah ya Allah. Saya langsung hubungi Ibu menyampaikan kabar baik itu.

Kini, saat waktu keberangkatan hanya menyisakan hitungan jam, semua pikiran menjadi campur aduk layaknya urap-urap kelapa dengan berbagai kulub sayur. Campuran antara rasa bahagia dan syukur pastinya telah diberi kesempatan langka yang tak semua orang bisa mendapatkan, dan rasa homesick yang datang terlalu dini sebelum keberangkatan --rasa rindu akan semua hal di sekitar yang nantinya tak akan bisa saya jumpai dalam beberapa waktu ke-depan. Mulai dari masakan rumah, sahabat-sahabat dan kawan-kawan, suasana desa dan kota asal, serta berbagai macam hal yang meninggalkan cerita yang cukup dalam. Waktu 2 tahun ditambah 3 tahun dan total 5 tahun bisa jadi terasa sangat lama, namun semoga itu bisa menjadi nilai tambah yang sangat berharga sebagai kompensasi atas segala pengorbanan yang telah dilakukan. Bismillah.

Bersama kawan-kawan penerima beasiswa MEXT

Bersama Bapak Masaki Tani, Konjen Jepang di Surabaya
*) sejujurnya saya baru tahu kalau program IELP ini untuk master-doctoral sekaligus selama 5 tahun, setelah pengumuman saya diterima. Tepatnya saat profesor saya menyampaikan itu saat kami bertemu di Bandung. Haha.

You Might Also Like

0 komentar

Subscribe